Datenschutzerklärung
Sanoom GmbH
Stand: 09.2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen der nachfolgend beschriebenen Vorgänge ist:
Sanoom GmbH
Richard-Dehmel-Straße 13
22587 Hamburg
Deutschland
Vertreten durch die Geschäftsführung: Gilles Penning
Handelsregister: Hamburg, HRB 194517
E-Mail: info@sanoom.de
Telefon: +491793202687
2. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die von der GmbH betriebenen Websites sanoom.de und hdrg-kompass.de einschließlich aller Unterseiten sowie für die dort angebotenen Formulare, Umfragen und Kontaktmöglichkeiten. Sie gilt darüber hinaus für den Betrieb unseres Online-Shops einschließlich Kundenkonto, Bestellabwicklung und Versand sowie für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Marktforschung, unserer Geschäftsbeziehungen und von Bewerbungsverfahren.
Beim Aufruf externer Websites, auf die wir verlinken, gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.
3. Grundsätze der Verarbeitung
3.1 Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf einer der folgenden Grundlagen:
• Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — etwa bei der Teilnahme an unseren Umfragen und Interviews.
• Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — etwa bei der Anbahnung und Abwicklung von Geschäftsbeziehungen.
• Rechtliche Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — etwa bei handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
• Berechtigte Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — etwa beim technisch sicheren Betrieb unserer Websites und bei der Kontaktpflege im geschäftlichen Verkehr.
• Für Bewerbungsverfahren zusätzlich § 26 Abs. 1 BDSG.
3.2 Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten — etwa für Hosting, Umfragebetrieb oder Transkription — sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden und dürfen die Daten ausschließlich nach unserer Weisung verwenden. Eine Weitergabe zu Werbezwecken an Dritte findet nicht statt.
3.3 Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU und des EWR findet nur statt, soweit dies zur Erbringung der beschriebenen Leistungen erforderlich ist. In diesen Fällen stützen wir die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Die eingesetzten Dienste und der jeweilige Verarbeitungsort sind in den folgenden Abschnitten benannt.
3.4 Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Die konkreten Fristen sind bei den einzelnen Verarbeitungen genannt. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
3.5 Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
4. Ihre Rechte
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an info@sanoom.de.
Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Zuständig für uns ist:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
5. Nutzung unserer Websites
5.1 Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Websites erhebt der Hosting-Anbieter automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt: aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit, übertragene Datenmenge, Meldung über den erfolgreichen Abruf, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL und IP-Adresse. Diese Daten sind für uns keinem bestimmten Nutzer zuordenbar und werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im technisch fehlerfreien und sicheren Betrieb der Websites. Die Logfiles werden nach 180Tagen gelöscht.
5.2 Verschlüsselung
Unsere Websites nutzen eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen dies an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers. Damit sind die zwischen Ihrem Browser und unserem Server übertragenen Daten für Dritte nicht mitlesbar.
5.3 Cookies
Unsere Websites verwenden technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Seite erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Cookies, die nicht technisch notwendig sind, setzen wir nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.
5.4 Analyse-, Marketing- und Drittdienste
Aktuell werden keine Drittdienste zu Marketing- oder Analysezwecken eingesetzt.
6. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Formular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten — Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage und gegebenenfalls Angaben zu Ihrer Einrichtung — zur Bearbeitung Ihres Anliegens.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen. Wir löschen die Daten, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
7. Kundenkonto und Registrierung
Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Gewerbetreibende und Angehörige der Heilberufe, nicht an Verbraucher. Für Bestellungen richten wir Ihnen ein Kundenkonto ein. Verarbeitet werden dabei: Name und Funktion der handelnden Person, Name und Anschrift der Einrichtung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zugangsdaten sowie Angaben zum Nachweis der Berechtigung zum Bezug der angebotenen Produkte (etwa Betriebsstättennummer, Arztnummer oder vergleichbare Nachweise).
Der Berechtigungsnachweis ist erforderlich, weil Teile unseres Sortiments nur an fachkundige Abnehmer abgegeben werden dürfen. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen produktrechtlichen Vorschriften, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Sie können Ihr Kundenkonto jederzeit löschen lassen. Daten, die handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden bis zum Ablauf der Fristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren gesperrt und danach gelöscht.
7.1 Bestellhistorie und Nachbestellfunktionen
Wir speichern Ihre Bestellungen in Ihrem Kundenkonto, damit Sie diese einsehen und wiederholen können. Auf Basis Ihrer bisherigen Bestellungen bieten wir Funktionen wie Nachbestellvorschläge, Erinnerungen bei absehbarem Bedarf und Verbrauchsauswertungen an.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit diese Funktionen Bestandteil der vereinbarten Leistung sind, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer bedarfsgerechten Ausgestaltung unseres Angebots. Sie können diesen Funktionen jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen; Ihr Kundenkonto bleibt davon unberührt.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber ist damit nicht verbunden.
8. Bestellabwicklung, Zahlung und Versand
Zur Abwicklung Ihrer Bestellung verarbeiten wir Ihre Bestands- und Bestelldaten: Rechnungs- und Lieferanschrift, bestellte Artikel und Mengen, Preise, Zahlungsart und Zahlungsdaten sowie den Bestell- und Lieferstatus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wir übermitteln die erforderlichen Daten an folgende Empfänger:
• Zahlungsdienstleister zur Abwicklung der Zahlung:Paypal. Die Zahlungsdaten werden unmittelbar beim Dienstleister erhoben; wir erhalten keine vollständigen Zahlungsmitteldaten.
• Versanddienstleister zur Zustellung: DHL. Übermittelt werden Name, Lieferanschrift und, sofern Sie zugestimmt haben, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für die Sendungsverfolgung.
• Hersteller und Lieferanten, sofern Artikel im Direktversand ausgeliefert werden. In diesem Fall erhält der jeweilige Lieferant Name und Lieferanschrift, um die Sendung an Sie auszuliefern.
• Unser Steuerberater und, im Rahmen gesetzlicher Pflichten, die Finanzverwaltung.
Rechnungen und die zugehörigen Belege bewahren wir aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben nach § 257 HGB und § 147 AO für die dort vorgesehenen Fristen auf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
9. Bonitätsprüfung
Es findet aktuell keine Bonitätsprüfung statt.
10. Werbung und Newsletter
10.1 Newsletter
Für den Bezug unseres Newsletters benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach Ihrer Eintragung senden wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail; der Bezug beginnt erst nach Ihrer Bestätigung. Wir protokollieren Anmeldung, Bestätigung sowie die jeweils verwendete IP-Adresse und den Zeitpunkt, um die Anmeldung nachweisen zu können.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder durch Nachricht an info@sanoom.de abbestellen.
Der Versand erfolgt mit Öffnungs- und Klickmessung, soweit Sie eingewilligt haben. Damit erkennen wir, ob und welche Inhalte gelesen wurden, um den Newsletter inhaltlich auszurichten.
10.2 Produktinformationen an Bestandskunden
Haben Sie bei uns Waren erworben und uns dabei Ihre E-Mail-Adresse mitgeteilt, informieren wir Sie gegebenenfalls per E-Mail über eigene, ähnliche Produkte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG. Sie können dieser Nutzung jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Auf das Widerspruchsrecht weisen wir in jeder solchen E-Mail hin.
11. Marktforschung: Umfragen und Interviews
Wir führen Befragungen unter Ärztinnen und Ärzten, Praxen, Medizinischen Versorgungszentren und weiteren Einrichtungen der ambulanten Versorgung durch. Ziel ist es, Beschaffungsprozesse und die Auswirkungen der Hybrid-DRG in der ambulanten Versorgung besser zu verstehen und darauf aufbauend passende Lösungen zu entwickeln. Die Teilnahme ist in jedem Fall freiwillig; aus einer Nichtteilnahme entstehen Ihnen keine Nachteile.
11.1 Online-Umfrage
Verarbeitet werden Ihre Antworten auf die gestellten Fragen sowie — soweit Sie diese angeben — Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name, Ihre Telefonnummer, die ersten drei Stellen Ihrer Postleitzahl und Angaben zu Ihrer Einrichtung.
Zwecke sind die Auswertung zu Zwecken der Markt- und Bedarfsforschung, der Versand eines Ergebnisberichts, sofern Sie diesen angefordert haben, sowie die Kontaktaufnahme zu ambulanter Beschaffung und Hybrid-DRGs, insbesondere für ein vertiefendes Gespräch, sofern Sie sich damit einverstanden erklärt haben.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie vor Absenden der Umfrage erteilen.
Die Umfrage wird technisch über den Dienst Typeform (Typeform S.L., Carrer Bac de Roda 163, 08018 Barcelona, Spanien) betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dabei werden auch technische Daten wie IP-Adresse, Zeitstempel und Browserkennung verarbeitet.
Ihre Angaben werden vertraulich behandelt. Wir weisen ausdrücklich darauf hin: Sofern Sie Kontaktdaten angeben, ist Ihre Teilnahme für uns nicht anonym, da die Kontaktdaten mit Ihren Antworten in einem Datensatz gespeichert werden. Eine Veröffentlichung erfolgt ausschließlich in aggregierter oder anonymisierter Form, aus der kein Rückschluss auf Sie oder Ihre Einrichtung möglich ist.
11.2 Vertiefende Interviews
Ergänzend führen wir persönliche Gespräche von etwa 30 bis 45 Minuten Dauer, telefonisch, per Videokonferenz oder vor Ort. Verarbeitet werden Ihre Angaben aus dem Gespräch, Ihre Kontakt- und Einrichtungsdaten sowie — nach ausdrücklicher Einwilligung — eine Audioaufzeichnung und die daraus erstellte Verschriftlichung.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung in die Aufzeichnung holen wir gesondert zu Beginn des Gesprächs ein. Sie können der Aufzeichnung widersprechen und dennoch am Gespräch teilnehmen; wir fertigen dann nur schriftliche Notizen an.
Die Verschriftlichung erfolgt mit einer lokal auf unseren Geräten betriebenen Software. Eine Übermittlung der Audioaufnahme an Dritte oder an Cloud-Dienste findet nicht statt.
Die Audioaufnahme wird gelöscht, sobald die Verschriftlichung erstellt und geprüft ist, spätestens jedoch nach 6 Monaten.
11.3 Auswertung, auch KI-gestützt
Für die inhaltliche Auswertung der Verschriftlichungen setzen wir auch KI-gestützte Werkzeuge ein. Vor einer solchen Auswertung werden die Verschriftlichungen pseudonymisiert: Namen von Personen und Einrichtungen werden durch eine Kennung ersetzt. Audioaufnahmen werden nicht an KI-Dienste übermittelt. Die Zuordnung zwischen Kennung und Person verbleibt ausschließlich bei uns.
11.4 Speicherdauer und Widerruf
Die Antworten und Verschriftlichungen speichern wir bis zum Abschluss des jeweiligen Forschungsvorhabens, längstens 6 Monate nach Erhebung. Ihre Kontaktdaten speichern wir, bis der Zweck der Kontaktaufnahme erledigt ist oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit formlos an info@sanoom.de widerrufen, ohne Angabe von Gründen. Wir löschen Ihre Daten dann unverzüglich. Bereits anonymisierte oder in aggregierte Auswertungen eingeflossene Angaben können nicht mehr entfernt werden, da sie keinen Personenbezug mehr aufweisen.
12. Geschäftspartner, Interessenten und Ansprechpartner
Im Rahmen der Anbahnung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir Kontakt- und Kommunikationsdaten von Ansprechpersonen bei Praxen, Medizinischen Versorgungszentren, Herstellern, Lieferanten und Dienstleistern: Name, Funktion, dienstliche Kontaktdaten, Einrichtung sowie den Inhalt der Korrespondenz.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertraglichen und vorvertraglichen Beziehungen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Pflege geschäftlicher Kontakte und der Ansprache potenzieller Partner im beruflichen Umfeld. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen.
Die Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert und darüber hinaus, soweit handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren dies verlangen.
13. Bewerbungen
Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten — Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben und weitere Angaben — ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zustande, speichern wir die Daten zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses. Andernfalls löschen wir die Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens; diese Frist dient der Verteidigung gegen etwaige Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.
Möchten Sie, dass wir Ihre Unterlagen für künftige Positionen aufbewahren, benötigen wir dafür Ihre gesonderte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit widerrufen können.
14. Datensicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Dazu gehören verschlüsselte Übertragung, Zugriffsbeschränkungen auf das notwendige Maß, Pseudonymisierung bei der Auswertung von Forschungsdaten sowie die getrennte Aufbewahrung von Zuordnungslisten. Unsere Maßnahmen werden fortlaufend an den Stand der Technik angepasst.
15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt jeweils die auf unseren Websites veröffentlichte Fassung. Für laufende Befragungen gilt die Fassung, die zum Zeitpunkt Ihrer Teilnahme abrufbar war; wir stellen Ihnen diese auf Anfrage zur Verfügung.